Découvrez les avantages du contrat de maintenance informatique

L’usage d’outils informatiques est aujourd’hui généralisé dans toutes les entreprises, peu importe leurs tailles et leurs activités. Même si les machines sont performantes, elles peuvent être défaillantes, et doivent être entretenues. La maintenance informatique assure cette mission. Dans ce contexte, un contrat de maintenance est essentiel à établir entre l’entreprise usagère et le fournisseur du parc informatique. Cet article développe les avantages d’un tel contrat.

Qu’est-ce qu’un contrat de maintenance informatique ?

Sa définition

Ce document encadre la relation commerciale d’assistance et d’entretien des outils technologiques (matériel et immatériel) entre deux parties (entreprise/prestataire). Les professionnels compétents pour assurer ce travail sont le plus souvent des prestataires externes à l’entreprise. Les modalités techniques du contrat de maintenance informatique sont diverses. Selon les besoins et les moyens de l’entreprise, le contrat peut s’étaler sur quelques mois, un trimestre ou plusieurs années, et concerner différents niveaux d’intervention, de la prévention des pannes à la correction des problèmes.

Quels sont les éléments essentiels à préciser dans un contrat de maintenance informatique ?

Pour établir ce type de contrat, il est important que l’entreprise définisse au préalable ses besoins, qu’elle établisse un état des lieux de son parc informatique et qu’elle explicite sa stratégie en matière de gestion et d’investissements technologiques. Ces éléments permettent de définir le type de maintenance le plus approprié, sa durée et ses modalités d’applications. Les mentions essentielles composant un contrat de maintenance informatique sont les suivantes :

  • Les noms, les coordonnées et les raisons sociales des deux parties;
  • Le type de maintenance choisie et ses modalités d’exécution;
  • Le prix de la prestation en précisant le type d’interventions correspondant, et les modalités de paiement;
  • La durée du contrat, ses modalités de rupture pour les deux parties, en cas de désaccord.

Signe d’une relation de confiance entre les deux parties, il est essentiel que l’entreprise et le prestataire élaborent en commun ce contrat de maintenance informatique. Dans son exécution, les deux parties ont des obligations l’une envers l’autre. L’entreprise se doit d’expliciter clairement ses besoins en termes de maintenance, et de donner les moyens au prestataire d’intervenir auprès de l’ensemble de son système informatique.

Le prestataire de service quant à lui se doit d’informer son client de l’état de son parc informatique et de le conseiller en matière de diminution des risques et de résolution des problèmes. Lors d’une maintenance informatique, le prestataire a accès à l’ensemble des données de l’entreprise. Il est donc fortement conseillé d’inscrire une clause de confidentialité stricte dans le contrat.

Quels sont les avantages d’un contrat de maintenance informatique ?

Le contrat de maintenance est un réel atout pour l’entreprise. En déléguant la gestion et l’entretien de ses infrastructures informatiques à des spécialistes, elle s’assure, en toute tranquillité, de la fiabilité et de la pérennité de ses outils. Selon le mode de prise en charge choisi (maintenance préventive ou corrective), l’entreprise diminue ses coûts de fonctionnement en confiant l’entretien de son infrastructure matérielle et immatérielle à un prestataire extérieur.

Cette contractualisation garantit à l’entreprise la fluidité de ses activités grâce au maintien de son parc informatique performant et permet au prestataire compétent un suivi fiable de ses produits (ordinateurs, logiciels, applications…).

Les avantages de la maintenance informatique préventive

Confier le suivi du parc informatique d’une entreprise à une tiers-personne, compétente et professionnelle est la garantie d’un service-après-vente efficient. Une fois les systèmes informatiques matériels et immatériels mis en place dans l’entreprise, il est judicieux de solliciter son fournisseur pour en assurer la maintenance ; la continuité du travail favorise une cohérence dans le suivi de l’entretien des machines, et assure une meilleure protection des données de l’entreprise.

Grâce à l’intervention d’un technicien compétent, les systèmes d’exploitation, les logiciels et les anti-virus de chaque ordinateur de l’entreprise sont mis à jour régulièrement. Cet entretien préventif favorise l’allongement de la durée de vie du parc informatique matériel et immatériel de l’entreprise. Ces interventions sont en général planifiées et comptabilisées d’après les modalités de contractualisation entre l’entreprise et la société externe.

Les interventions régulières sont aussi idéales pour atténuer le risque de panne du système informatique, grâce à l’attention portée sur les parties matérielle (hardware) et immatérielle (sofware). Cette action préventive permet de limiter ou d’empêcher l’arrêt de la production d’une entreprise à cause d’une défaillance informatique.

Les avantages de la maintenance corrective

Le prestataire informatique connait son matériel. Face à une avarie technique ou à un problème sur la structure sofware de l’entreprise, il est en mesure d’intervenir rapidement et efficacement. Le service de maintenance agit selon les délais fixés dans le contrat en cas de :

  • dysfonctionnement d’une ou de plusieurs machines dans l’entreprise ;
  • de la propagation d’un virus informatique ;
  • de l’intrusion d’un logiciel malveillant…

Les modes d’intervention s’adaptent au problème (téléassistance, formation, réparation par un technicien…) et respectent les conditions du contrat (assistance 24h/24h, prêt d’ordinateurs en cas de panne…). Dans la mesure du possible, les activités des salariés de l’entreprise ne sont pas perturbées. Unerelation de confiance s’installe entre l’entreprise-cliente et le service de maintenance. Il représente une tiers-personne compétente dont la venue et la majorité de ses actions sont synonymes d’améliorations pour les activités de l’entreprise, et les conditions de travail de ses salariés.

La meilleure solution pour l’entreprise est de prévoir dans son contrat avec le prestataire extérieur, à la fois des actions de maintenance préventive, et des interventions correctives. L’ensemble de son parc informatique est protégé durablement et il continue à être performant grâce aux conseils du prestataire. En un mot, le contrat de maintenance informatique est une véritable plus-value pour l’entreprise.