Dématérialisation de vos documents administratifs : boostez votre productivité !

L’année à peine débutée et voici déjà les premières augmentations de tarifs et taxes en tout genre. Avec une hausse spectaculaire de 4,5% des tarifs postaux 2020, votre entreprise doit absolument passer à la dématérialisation de ses documents. Pourquoi ? Parce qu’elle boostera votre productivité en vous faisant gagner du temps et de l’argent.

Comme 80% des entreprises françaises, vous êtes certainement d’accord pour considérer la conservation et l’archivage des documents sous format électronique comme un enjeu majeur de votre productivité. Il serait temps de rejoindre le 1/3 d’entre elles qui s’est équipé d’un système de gestion électronique de document (GED) !

Aviserv vous explique comment booster votre productivité avec la dématérialisation de vos documents.

 

Hausse des tarifs postaux 2020

Comme chaque année, les tarifs postaux augmentent en 2020. Sur un plan établi jusqu’en 2022, les tarifs connaitront même une évolution croissante d’environ 5% chaque année. Or, nombreuses sont encore les entreprises françaises à utiliser les envois de courriers sous format papier. Si vous n’êtes pas encore passé à la dématérialisation de vos documents, cette annonce devrait vous faire réagir !

Envoi de courriers en 2020 : rouge et vert, les timbres les plus chers

Pour les envois courriers, c’est donc une hausse moyenne des prix de 4,7% qui est annoncée. Tous les timbres sont concernés. Les courriers qui enregistrent la plus forte augmentation sont le :

  • timbre rouge (lettre prioritaire) : avec une augmentation de 10,5%, le timbre passe à 1,16 €.
  • timbre vert (lettre écologique) : en passant à 0,97 €, ce timbre enregistre une croissance de 10,2%.

Votre machine à affranchir : de moins en moins de références utilisables

Posséder une machine d’affranchissement vous permet de profiter d’une hausse plus faible des tarifs.

Cependant, le budget de vos envois courriers augmentera inexorablement au fil des ans. De plus, La Poste a récemment interdit l’utilisation de la moitié des références de machines à affranchir existantes sur le marché. Si vous en possédez une, il est temps de vérifier qu’elle ne fait pas partie des outils blacklistés ! Enfin, cette solution n’est pas non plus rentable dans la mesure où vous devez payer chaque mise à jour, en fonction des nouveaux services ou nouveaux tarifs proposés par La Poste.

Dématérialisation : de quoi s’agit-il ?

Les entreprises françaises utilisent encore beaucoup l’envoi papier pour leurs documents administratifs. Pourtant, après plusieurs années de tractations de la part du gouvernement, le passage à un système d’information dématérialisé est en passe de devenir obligatoire.

Politique « zéro papier » : un système d’information « tout-numérique »

La dématérialisation consiste à remplacer tous les supports papier par des documents électroniques. Tendre vers cette politique « zéro papier » permet aux entreprises de basculer sur un système d’information « tout numérique » en interne mais aussi en externe. Cette numérisation passe par la mise en place d’une solution de gestion électronique de document (GED) que des professionnels de l’informatique comme Aviserv peuvent vous installer.

Dématérialisation de documents pour les entreprises : nouvelles obligations 2020

A compter du 1er janvier 2020, les entreprises françaises doivent prendre leurs dispositions pour recevoir les factures de leurs fournisseurs via un support électronique. Mail ou logiciel de dématérialisation font donc leur grande entrée dans la comptabilité des entreprises. À terme, on imagine aisément que tous les documents administratifs et comptables des entreprises seront obligatoirement dématérialisés.

Dématérialisation : pour quels documents ?

Les entreprises envoient ou reçoivent par courrier les documents suivants :

  • bulletins de paie
  • devis, factures et lettres de relance
  • courriers avec l’Administration française (impôts, organismes sociaux…)
  • contrats
  • brochures et supports de communication
  • documentations techniques

Imaginez maintenant que vous n’ayez plus à les imprimer, scanner, classer… Le rêve, n’est-ce pas ?

La dématérialisation : avantages pour votre entreprise

Le choix de dématérialiser vos documents d’entreprise constitue un véritable élan pour votre productivité car elle améliore votre organisation générale et la circulation des flux d’informations entrants et sortants. Ainsi, elle représente à la fois un gain de temps et d’argent, en plus de vous garantir un système légal et sécurisé.

Économisez temps et argent

La dématérialisation entraine nécessairement des économies de temps et d’argent pour votre entreprise. Grâce à elle, vous allez gagner en productivité et réduire vos charges.

  • moins de matériel et fournitures à acheter (imprimantes, cartouches d’encre, bureaux et rangements des documents archivés), réduction importante de votre budget d’envois postaux
  • du personnel qui peut se consacrer à des tâches à plus haute valeur ajoutée

Améliorer votre organisation de travail

L’utilisation et l’envoi numérique de vos documents améliorent grandement votre organisation de travail interne et externe grâce à une :

  • recherche d’information rapide, grâce à une indexation des documents et une recherche par mots-clés.
  • circulation fluide de l’information qui facilite le workflow avec vos collaborateurs, mais également les relations avec vos clients et vos fournisseurs, rendue possible grâce à la possibilité de partager vos documents en temps réel sur les supports choisis (Cloud, email, fax…)

Utilisez un système légal et sécurisé

Depuis plusieurs années, les documents signés et enregistrés électroniquement ont une véritable valeur légale. En choisissant ce système pour votre administration, vous êtes assuré que vos documents sont reconnus authentiques. De plus, avec le développement de système de sauvegarde informatique de pointe (sur des serveurs extérieurs ou dans le Cloud), vos informations enregistrées sont hébergées en toute sécurité.

Vous l’avez compris, la voie vers la dématérialisation de tous les systèmes d’informations en entreprise est ouverte. Beaucoup d’entreprises ont déjà passé le cap. Et vous, quand est-ce qu’on en parle ?

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